Форум Дніпропетровської державної фінансової академії
Форум присвячений вступу, навчанню, подіям яки відбуваються у Дніпропетровської державної фінансової академії, проведення Інтернет конференції, працевлаштуванню студентів академії, співпраці з партнерами.
Написане: четвер березня 17, 2011 12:07 pm Тема повідомлення: Садковська І.П., ШЛЯХИ РАЦІОНАЛІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ
ШЛЯХИ РАЦІОНАЛІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ
Садковська І.П. старший викладач кафедри менеджменту
Дніпропетровська державна фінансова академія
Важливою складовою організації роботи з документами є налагодження документообігу підприємства, ор¬ганізації, установи (далі - підприємство), зберігання до¬кументів та їх використання в поточній діяльності під¬приємства.
Час проходження документа через усю техно¬логічну схему покладено в основу оперативності пе¬реміщення й виконання документів, водночас він є показником відповідності технологій обробки документів, застосовуваних на підприємстві, сучасним вимогам. Ха¬рактеристикою документообігу є його обсяг — кількість створюваних на підприємстві документів та їх копій упродовж року. Наразі документообіг багатьох під¬приємств постійно зростає, сягаючи 100-200 тис, іноді 300-400 тис. і більше документів на рік.
Серед основних причин виникнення «паперового буму», зокрема такі:
• недостатньо сформована законодавча база;
• нестабільність економічної ситуації;
• заміна реальної діяльності «паперовою творчіс¬тю», залучення до «паперової» бюрократичної діяль¬ності усе більшої кількості працівників.
Документи часом створюють як данину традиції, аби убезпечити себе від випадковостей. На деяких підприємствах поширена дублетність документів, як наслідок дублювання функцій організацій, структур¬них підрозділів. Часто значний потік невиправданих документів спричинений виданням неякісних доку¬ментів, особливо нормативних актів, які породжу¬ють потік запитів і додаткових роз'яснень. На зрос¬тання обсягу документообігу також впливає несвоє¬часне і неякісне виконання доручень, договірних зо¬бов'язань, що призводить до появи значної кількості додаткових документів - нагадувань, претензій, скарг тощо. Уникнути цих явищ можна шляхом організації ефективної системи контролю виконання документів і доручень, підвищення виконавчої дисципліни.
Процес раціоналізації документообігу передбачає організацію безперервного потоку документів, їх негай¬ного розгляду, прийняття без зволікань щодо них від¬повідних рішень, мінімізацію накопичення нерозглянутих документів на робочих місцях. На практиці раціона¬лізацію документообігу досить часто ототожнюють зі зменшенням кількості документів, створюваних під¬приємством. Певною мірою це так. Інформація, яка існує сама по собі і не впливає на прийняття рішень, є надлишковою, власне управлінським «галасом з нічо¬го». Але перш ніж вдатися до «інквізиційних» методів боротьби з обсягом показників, скажімо, звітності, пер¬шочергово радимо визначити, чи потрібні ці докумен¬ти організації, і наскільки ефективно вони реалізують цілі корпоративного управління. Можливо, доцільніше обрати шлях їх упорядкування та уніфікації. Тим паче, нині можна розраховувати на допомогу комп'ютера. Адже із середини 90-х в Україні започатковано засто¬сування корпоративних систем документообігу, які передбачають не лише автоматизацію традиційних функцій діловодства, а й реалізацію принципово нових можливостей управління документообігом, виконан¬ня довідково-інформаційної роботи, використання електронного документообігу, здійснення централізо¬ваного контролю документообігу всіх включених до мережі підрозділів. Функціонування на підприємстві внутрішніх інформаційно-пошукових систем сприяє значному скороченню документообігу. Розроблення добре налагодженої пошукової системи дасть змогу одержати будь-яку необхідну інформацію, не встаю¬чи з робочого місця, а отже обмежить потребу працівни¬ків у тиражуванні документів.
Дієвим методом скорочення обсягів невиправда¬ного документопотоку є підвищення якості самих до¬кументів як носіїв інформації. Тут у пригоді стане ме¬тодика складання уніфікованих текстів різних видів документів, які удосконалюються упродовж певного часу.
Ви не можете писати нові повідомлення в цю тему Ви не можете відповідати на теми у цьому форумі Ви не можете редагувати ваші повідомлення у цьому форумі Ви не можете видаляти ваші повідомлення у цьому форумі Ви не можете голосувати у цьому форумі