Форум Дніпропетровської державної фінансової академії

[nivmns_dsfа]

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

Садковская И.П., старший преподаватель
Днепропетровская государственная финансовая академия


Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации, ее переработку, анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с уровнем организации документационного обеспечения управления. На принятие решения влияет, прежде всего, качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности, полнотой, своевременностью. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается и само управление поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, контроля за исполнением документов, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
В процессе выполнения делопроизводственных операций выполняется три основных задачи:
- Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документа).
- Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
- Передача документов в архив и обеспечение их хранения.
Если руководство не уделяет должного внимания эффективности организации работы с документами, то основные проблемы, возникающие при этом выглядят примерно так:
- Руководство теряет целостную картину происходящего.
- Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. При этом падает качество выполняемой работы и способность организации поддерживать внешние контакты.
- Следствием этого становится падение производительности труда, возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.
- Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.
- Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций.
- В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль.
В итоге дальнейшее расширение предприятия происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.
Учитывая вышеизложенное, понятно, почему так важно совершенствовать документационное обеспечение управления. Но, к сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности предприятий, организаций и т.д. осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание требования нормативных документов, опыт совершенствования документационного обеспечения управления, накопленный в стране и в мире.