Форум Дніпропетровської державної фінансової академії

[nivmns_dsfа]

Шукіс І.З., к.е.н., доцент
Дніпропетровська державна фінансова академія

ЕФЕКТИВНІСТЬ ВИКОРИСТАННЯ РОБОЧОГО ЧАСУ

Підвищення ефективності використання робочого часу - це найважливіше завдання, яке стоїть практично перед кожною соціальною системою, й насамперед тому, що мова йде про економію робочого часу, до якої зрештою зводиться вся економія.
Раціональне використання робочого часу в системі менеджменту дає змогу вивільнити частину його для самовдосконалення й розвитку, що здатне забезпечити велику гнучкість і гармонійність у роботі організації в цілому.
Як і будь-який інший ресурс, час можна використовувати або ефективно, або неефективно. Пітер Друкер зазначив: "Запас часу нескінченно малий, і якщо ви не можете управляти ним, то вам не вдасться управляти нічим іншим". Кожному з нас важливо пам'ятати, що час, який ми витрачаємо, належить нам, і потрібно стати його хазяїном. Ми не зможемо управляти своїм часом доти, поки не почнемо управляти собою.
Спостерігати за витратами свого часу й оцінювати, чи справді ці витрати відповідають вашим потребам, можна за допомогою таких питань: що я відчуваю, коли роблю це? Як я використовую свої здібності? Який результат моїх тимчасових витрат? Чи відчуваю я напруження в даний момент? Чи справді я повний енергії і сил? Як і чому я вирішив витратити час саме на це? Ці запитання служать лише для отримання інформації, а не для винесення суджень. Якщо ви не задоволені собою, ваші судження можуть ускладнити процес навчання і внесення змін. Значно корисніше просто подивитися на те, як ви витрачаєте час, і узагальнити ці спостереження. Це почне позитивно впливати на вашу самооцінку, і зміни відбудуться самі собою.
У багатьох керівників виникають проблеми з розподілом часу. Однак ті, хто вміє ним ефективно розпоряджатися, стають вкрай скрупульозними, "вкладаючи" свій час, вони постійно задають собі такі запитання: чи потрібно робити це? Чи хочу я це робити? Якими можуть бути потенційні результати? Як це зробити простіше всього? Чи можу я залучити собі на допомогу додаткові ресурси? Чи не можу я робити що-небудь ще?
Ідея, що міститься в терміні "вкладання часу", дуже корисна. Ставтеся до свого часу так само, як щасливий вкладник капіталу поводиться зі своїми акціями.
Пітер Друкер вважає, що головна таємниця ефективності - концентрація. Ефективний керівник в першу чергу виконує найважливіші справи і ніколи не робить декілька важливих справ одночасно.
На думку Друкера, потреба в концентрації закладена в самій природі керівної діяльності і в людській суті. Людина завжди прагне зекономити час і фактично досягає цього шляхом одночасного виконання декількох справ. При аналізі корисної діяльності керівника було виявлено наявність великої кількості поставлених перед ним важливих завдань водночас з нестачею часу, необхідного для вирішення всіх завдань. Іншими словами, керівник постійно відчуває дефіцит часу. Чим більше керівник працює над підвищенням продуктивності, тим більше він усвідомлює необхідність концентрувати підлеглих на більш перспективних сприятливих можливостях. Це - єдиний спосіб досягнути бажаного результату. Але необхідність концентрації диктує також той факт, що більшості з нас важко виконувати одночасно одну задачу, не кажучи вже про дві одразу. Людство дійсно здатне на надзвичайно широкий діапазон дій. Однак продуктивно використовувати широкі можливості людства можна лише одним способом - спрямувати максимальну кількість індивідуальних здібностей на виконання будь-якої однієї задачі. Це концентрація, за якою всі засоби та ресурси сфокусовані на одному досягненні. Робити одну справу одночасно - значить, робити її швидко. Ефективний керівник знає, що йому необхідно зробити масу справ, причому зробити їх ефективно. Враховуючи це, він концентрує свої час та зусилля, а також час та зусилля членів своєї організації, на виконання тих чи інших конкретних справ в конкретний період часу. І починають вони з вирішення першоступеневих завдань.
Отже, можна зробити висновок про те, що управління часом стосується в більшому ступені організації робочого часу, ніж його економії. Менеджер повинен прагнути до правильного розподілу часу, виходячи з особистих інтересів і інтересів бізнесу. Потрібно так використовувати час, щоб забезпечити виконання максимального числа завдань, що у свою чергу обумовлюють виконання проміжних завдань, що ведуть до реалізації основної цілі. Свої власні плани часу менеджер повинен погоджувати з планами підлеглих і безпосереднього керівника, щоб досягти максимального ефекту. Те, наскільки успішно менеджер буде перетворювати у свою роботу принципи ефективного використання часу, залежить у першу чергу від нього самого і від його бажання працювати раціонально, тому що для того, щоб шляхом постановки ясних цілей, правильного вибору пріоритетів і планування свого часу, домогтися більшої ефективності в роботі, потрібно прикласти певні зусилля і затратити небагато часу.

Література: 1. Друкер П.Ф. Эффективный руководитель / П.Ф. Друкер. – М.: ООО «И.Д. Вильямс», 2008. – 224 с. 2. Тарасов В.К. Искусство управленческой борьбы [Електронний ресурс]. – Режим доступу: URL:http://www.tarassov.ru.